Zahlungseingänge und Mahnungen
ohne Kontoauszug abzuhaken
Die Bankdatei einlesen, Zahlungen über die QR-Referenz den offenen Rechnungen zuordnen — und was offen bleibt, in drei Stufen mahnen. Was nicht eindeutig ist, wird nicht verbucht, sondern gezeigt.
Was das Modul kann
Vom Kontoauszug zur verbuchten Zahlung — und für den Rest ein Mahnwesen, das von selbst an die Frist denkt.
Bankabgleich per camt.054
Die Gutschriftanzeige Ihrer Bank hochladen — KidPilot liest jede Buchung, ordnet sie zu und bucht die eindeutigen Fälle. Der Kontoauszug wird eingelesen statt Zeile für Zeile abgehakt.
Zuordnung über die QR-Referenz
Die QR- oder Creditor-Referenz der Zahlung führt direkt auf die offene Rechnung — geprüft samt Prüfziffer und immer im Rahmen des Kontos, auf dem die Zahlung eingegangen ist.
Prüf-Queue statt Blindbuchung
Fehlende Referenz, Betrag ausserhalb der Toleranz, keine passende offene Rechnung, fremdes Konto: jeder unklare Fall bleibt mit seinem Grund in einer Liste stehen und wird von Hand entschieden.
Keine Doppelgutschrift
Dieselbe Datei ein zweites Mal hochzuladen erzeugt keine zweite Zahlung. Geprüft wird auf zwei Ebenen — Prüfsumme der Datei und Kennung jeder einzelnen Bankbuchung.
Dreistufiges Mahnwesen
Zahlungserinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2 — pro Lauf genau ein Schritt weiter, terminiert nach Ihrer Schonfrist und dem Abstand zwischen den Stufen.
Mahngebühr als eigener Beleg
Die Gebühr ist keine Notiz, sondern eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und QR-Zahlteil. Damit lässt sie sich abgleichen wie jeder andere Beleg — und wird selbst nie gemahnt.
Eskalation an die Leitung
Nach der zweiten Mahnung geht kein Elternbrief mehr raus, sondern eine interne Meldung an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Der hartnäckige Fall landet auf dem Tisch, nicht im Nichts.
Mahnlauf mit Vorschau
Vorher sehen Sie Zeile für Zeile, wer auf welche Stufe käme und mit welcher Gebühr. Planen und Versenden sind zwei getrennte Schalter — automatisch geplant heisst nicht automatisch gemahnt.
Fristen und Gebühren nach Ihren Regeln
Schonfrist nach Fälligkeit, Abstand je Stufe, Bagatellgrenze, Gebühr je Stufe, Brieftexte und Betreffzeilen — pro Standort einstellbar, nichts davon steht im Code.
Mahnbrief mit Zahlteil
Jede Mahnung ist ein PDF mit dem Zahlteil der gemahnten Rechnung — die Eltern können sofort zahlen, ohne die alte Rechnung zu suchen. Versand per E-Mail, Brief oder beides.
Mahnschritt stornieren
Zu früh gemahnt? Der Schritt wird storniert, die Stufe fällt zurück. Die gemahnte Rechnung selbst wird dabei nie angefasst — sie bleibt der unveränderliche Beleg, der sie ist.
Mahnjournal und CAMT-Journal
Zwei Excel-Mappen: jede erzeugte Mahnung mit Stufe, Gebühr und Versandstand, und jede eingelesene Bankbuchung mit ihrem Zuordnungsstand. Beträge als Zahl, Daten als Datum, Summen als Formel.
Was sich für Sie ändert
- Der Grossteil der Zahlungseingänge ist verbucht, bevor jemand den ersten Kontoauszug ausgedruckt hat.
- Unklare Zahlungen werden gezeigt statt geschätzt — nichts wird blind auf eine Rechnung gebucht.
- Dieselbe Bankdatei zweimal hochzuladen bleibt folgenlos; eine Doppelgutschrift entsteht nicht.
- Mahnen wird zur terminierten Routine statt zur unangenehmen Einzelentscheidung.
- Jede Mahngebühr liegt auf einem eigenen Beleg — der Treuhänder findet sie in der Buchhaltung wieder.
- Die Leitung erfährt von einem hartnäckigen Fall zum richtigen Zeitpunkt, nicht erst beim Jahresabschluss.
- Gestellte Rechnungen bleiben unverändert; der Mahnschritt ist ein Ereignis daneben und jederzeit stornierbar.
- Mahnjournal und CAMT-Journal gehen als Excel an die Buchhaltung — mit Zahlen, mit denen sich rechnen lässt.
Preis
Ein Preis, keine Staffelung, jederzeit kündbar.
Zahlungsmanagement
- Unbegrenzt viele CAMT-Importe und Mahnläufe
- Alle Standorte Ihrer Organisation
- Automatische Zuordnung, Prüf-Queue und manuelle Buchung
- Dreistufiges Mahnwesen mit Mahnbrief-PDF und Versand
- Mahngebühr als eigene Rechnung mit QR-Zahlteil
- Mahnjournal und CAMT-Journal als Excel
- Monatlich kündbar
Zzgl. Ihres Abonnements für die Mobile App sowie der Module Vertragsverwaltung und Fakturierung.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür die Fakturierung?
Ja — und mit ihr die Vertragsverwaltung und das Modul «Mobile App». Abgeglichen wird immer gegen eine offene Rechnung: offener Betrag, QR-Referenz und Rechnungsempfänger entstehen in der Fakturierung, die Rechnung selbst aus dem Vertrag, und Kinder, Sorgeberechtigte und Standorte kommen aus der App. Wenn Sie alles zusammen möchten, schreiben Sie uns einfach; wir richten es gemeinsam ein.
Welche Bankdatei brauchen wir?
Eine camt.054-Datei — die Gutschriftanzeige im ISO-20022-Format, die jede Schweizer Bank im E-Banking zum Herunterladen anbietet, oft auch täglich automatisiert. Ein besonderes Bankpaket ist dafür nicht nötig. Die Zuordnung läuft über die Gläubiger-IBAN der Datei; sie muss zu einem Ihrer Zahlungsprofile gehören, sonst wird der ganze Auszug zur Prüfung vorgelegt statt verbucht.
Wird wirklich alles automatisch verbucht?
Nein, und das ist Absicht. Gebucht wird nur, was eindeutig ist: gültige Referenz, passende offene Rechnung auf dem richtigen Konto und ein Betrag innerhalb Ihrer Toleranz. Alles andere — Zahlung ohne Referenz, abweichender Betrag, Referenz ohne offene Rechnung, Belastungen — bleibt mit dem jeweiligen Grund in der Prüf-Queue liegen und wird von Hand entschieden.
Was passiert, wenn wir dieselbe Datei zweimal hochladen?
Nichts Doppeltes. Jede Datei wird über ihre Prüfsumme erkannt, und zusätzlich trägt jede einzelne Bankbuchung eine Kennung, die pro Standort nur einmal existieren darf. Ein zweiter Import derselben Datei zählt die Buchungen als Duplikate, statt die Rechnungen ein zweites Mal gutzuschreiben.
Mahnt das System selbstständig?
Nur wenn Sie es ausdrücklich einschalten — und es sind zwei getrennte Schalter. Der eine plant den monatlichen Mahnlauf, der andere startet ihn. Ohne den zweiten bekommen Sie einen Vorschlag mit Vorschau und entscheiden selbst, ob und wen Sie mahnen. Einzelne Monate können Sie ablehnen, ohne die Automatik abzuschalten.
Können wir Fristen und Gebühren selbst festlegen?
Ja, pro Standort. Schonfrist nach Fälligkeit, Abstand bis zur nächsten Stufe, Mindestbetrag, ab dem überhaupt gemahnt wird, Gebühr je Stufe sowie Brieftext und Betreffzeile jeder Stufe. Die Zahlungserinnerung ist voreingestellt gebührenfrei, und die interne Eskalation kennt gar keine Elterngebühr.
Wie wird die Mahngebühr verbucht?
Als eigene Rechnung mit eigener Nummer und eigenem QR-Zahlteil, nicht als Zuschlag auf der bestehenden. So bleibt die ursprüngliche Rechnung unverändert, die Gebühr lässt sich per Bankabgleich abholen wie jeder andere Beleg — und sie wird selbst nie gemahnt.
Wir haben versehentlich gemahnt — lässt sich das rückgängig machen?
Ja. Sie stornieren den Mahnschritt, und die Stufe der Rechnung fällt automatisch zurück; der nächste Lauf beginnt wieder eine Stufe tiefer. Die Rechnung selbst wird dabei nie geändert. Der bereits erzeugte Mahnbrief bleibt als Dokument erhalten — was einmal versendet wurde, verschwindet nicht aus der Akte.
Bekommen Eltern die Mahnung per E-Mail oder per Post?
Wie Sie möchten: E-Mail, Brief oder beides, pro Standort einstellbar, auf Wunsch an alle Sorgeberechtigten. Der Mahnbrief ist immer ein PDF mit dem Zahlteil der gemahnten Rechnung und lässt sich für Fensterkuverts drucken. Die dritte Stufe geht nie an die Familie, sondern als interne Meldung an Ihre Leitung.
Was kostet das Modul pro Standort?
Nichts zusätzlich. Der Preis gilt pro Organisation, unabhängig davon, wie viele Standorte Sie führen, wie viele Bankdateien Sie einlesen und wie viele Mahnungen entstehen.
Dieses Modul ist in Vorbereitung
Das Zahlungsmanagement ist noch nicht bestellbar. Wenn Sie es einsetzen möchten, sobald es verfügbar ist, melden Sie sich über das allgemeine Anfrageformular — wir informieren Sie, sobald es so weit ist.
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