Zahlungseingänge und Mahnungen
ohne Kontoauszug abzuhaken
Die Bankdatei einlesen, Zahlungen über die QR-Referenz den offenen Rechnungen zuordnen — und was offen bleibt, in drei Stufen mahnen. Was nicht eindeutig ist, wird nicht verbucht, sondern gezeigt.
Swiss Hosting
Daten in der Schweiz, nach nDSG.
Alle Standorte
Ein Preis pro Organisation.
Monatlich kündbar
Keine Bindung, jederzeit beenden.
Aufeinander aufbauend
Jedes Modul ergänzt das vorige.
So sieht das Zahlungsmanagement aus
Kurze Aufnahmen aus der laufenden Anwendung — vom Bankeingang bis zur Mahnung.
Was das Modul kann
Vom Kontoauszug zur verbuchten Zahlung — und für den Rest ein Mahnwesen, das von selbst an die Frist denkt.
Bankabgleich
Kontoauszug einlesen, Eindeutiges verbuchen, Unklares zeigen.
Bankabgleich per camt.054
Die Gutschriftanzeige Ihrer Bank hochladen — KidPilot liest jede Buchung, ordnet sie zu und bucht die eindeutigen Fälle. Der Kontoauszug wird eingelesen statt Zeile für Zeile abgehakt.
Zuordnung über die QR-Referenz
Die QR- oder Creditor-Referenz der Zahlung führt direkt auf die offene Rechnung — geprüft samt Prüfziffer und immer im Rahmen des Kontos, auf dem die Zahlung eingegangen ist.
Prüf-Queue statt Blindbuchung
Fehlende Referenz, Betrag ausserhalb der Toleranz, keine passende offene Rechnung, fremdes Konto: jeder unklare Fall bleibt mit seinem Grund in einer Liste stehen und wird von Hand entschieden.
Keine Doppelgutschrift
Dieselbe Datei ein zweites Mal hochzuladen erzeugt keine zweite Zahlung. Geprüft wird auf zwei Ebenen — Prüfsumme der Datei und Kennung jeder einzelnen Bankbuchung.
Mahnwesen
In drei Stufen, terminiert, mit Gebühr auf eigenem Beleg.
Dreistufiges Mahnwesen
Zahlungserinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2 — pro Lauf genau ein Schritt weiter, terminiert nach Ihrer Schonfrist und dem Abstand zwischen den Stufen.
Mahngebühr als eigener Beleg
Die Gebühr ist keine Notiz, sondern eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und QR-Zahlteil. Damit lässt sie sich abgleichen wie jeder andere Beleg — und wird selbst nie gemahnt.
Eskalation an die Leitung
Nach der zweiten Mahnung geht kein Elternbrief mehr raus, sondern eine interne Meldung an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Der hartnäckige Fall landet auf dem Tisch, nicht im Nichts.
Mahnlauf mit Vorschau
Vorher sehen Sie Zeile für Zeile, wer auf welche Stufe käme und mit welcher Gebühr. Planen und Versenden sind zwei getrennte Schalter — automatisch geplant heisst nicht automatisch gemahnt.
Mahnbrief mit Zahlteil
Jede Mahnung ist ein PDF mit dem Zahlteil der gemahnten Rechnung — die Eltern können sofort zahlen, ohne die alte Rechnung zu suchen. Versand per E-Mail, Brief oder beides.
Mahnschritt stornieren
Zu früh gemahnt? Der Schritt wird storniert, die Stufe fällt zurück. Die gemahnte Rechnung selbst wird dabei nie angefasst — sie bleibt der unveränderliche Beleg, der sie ist.
Regeln & Journale
Ihre Fristen und Gebühren, alles nachvollziehbar in Excel.
Fristen und Gebühren nach Ihren Regeln
Schonfrist nach Fälligkeit, Abstand je Stufe, Bagatellgrenze, Gebühr je Stufe, Brieftexte und Betreffzeilen — pro Standort einstellbar, nichts davon steht im Code.
Mahnjournal und CAMT-Journal
Zwei Excel-Mappen: jede erzeugte Mahnung mit Stufe, Gebühr und Versandstand, und jede eingelesene Bankbuchung mit ihrem Zuordnungsstand. Beträge als Zahl, Daten als Datum, Summen als Formel.
Was sich für Sie ändert
- Der Grossteil der Zahlungseingänge ist verbucht, bevor jemand den ersten Kontoauszug ausgedruckt hat.
- Unklare Zahlungen werden gezeigt statt geschätzt — nichts wird blind auf eine Rechnung gebucht.
- Dieselbe Bankdatei zweimal hochzuladen bleibt folgenlos; eine Doppelgutschrift entsteht nicht.
- Mahnen wird zur terminierten Routine statt zur unangenehmen Einzelentscheidung.
- Jede Mahngebühr liegt auf einem eigenen Beleg — der Treuhänder findet sie in der Buchhaltung wieder.
- Die Leitung erfährt von einem hartnäckigen Fall zum richtigen Zeitpunkt, nicht erst beim Jahresabschluss.
- Gestellte Rechnungen bleiben unverändert; der Mahnschritt ist ein Ereignis daneben und jederzeit stornierbar.
- Mahnjournal und CAMT-Journal gehen als Excel an die Buchhaltung — mit Zahlen, mit denen sich rechnen lässt.
Preis
Ein Preis, keine Staffelung, jederzeit kündbar.
Zahlungsmanagement
- Unbegrenzt viele CAMT-Importe und Mahnläufe
- Alle Standorte Ihrer Organisation
- Automatische Zuordnung, Prüf-Queue und manuelle Buchung
- Dreistufiges Mahnwesen mit Mahnbrief-PDF und Versand
- Mahngebühr als eigene Rechnung mit QR-Zahlteil
- Mahnjournal und CAMT-Journal als Excel
- Monatlich kündbar
Zzgl. Ihres Abonnements für die Mobile App sowie der Module Vertragsverwaltung und Fakturierung.
Häufig gestellte Fragen
Was Kitas zum Bankabgleich und zum Mahnwesen am häufigsten fragen.
Noch Fragen?
Unser Team hilft Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns — wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Zahlungseingänge und Mahnungen — ohne Kontoauszug abzuhaken.
Fragen Sie das Zahlungsmanagement an; wir richten es gemeinsam mit den Modulen ein, auf denen es aufbaut.