Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenbearbeitung ist:

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie uns unter folgender Adresse kontaktieren: support@kidpilot.ch

2. Art und Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Nutzern erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Website von deren Besuchern erheben.

a) Beim Besuch der Website

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch allgemeine technische Informationen in Server-Logfiles erfasst. Dazu gehören die IP-Adresse, der verwendete Browser, das Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Bearbeitung ist technisch notwendig, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Website zu gewährleisten.

b) Bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos (Anbieter)

Ein Nutzerkonto ist ausschliesslich für Kita-Anbieter und deren Personal erforderlich. Wir bearbeiten die dabei angegebenen Daten (Name, E-Mail, Passwort) zur Erstellung und Verwaltung des Kontos. Für die Suche nach Kitas und für eine Platzanfrage benötigen Eltern kein Konto.

c) Bei einer Platzanfrage als Elternteil

Wenn Sie über das Anfrageformular einer Kita eine Platzanfrage stellen, bearbeiten wir die von Ihnen dabei angegebenen Daten, um die Anfrage an die gewählte Kita zu übermitteln. Dies umfasst:

• Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie – falls Sie sie angeben – Ihre Telefonnummer
• den von Ihnen gewünschten Betreuungsbeginn
• je Kind das Geburtsdatum und das gewünschte Pensum (Betreuungstage pro Woche) sowie – falls Sie ihn angeben – den Vornamen
• Ihre freiwilligen Angaben im Nachrichtenfeld der Anfrage

Diese Daten werden ausschliesslich an diejenige Kita weitergegeben, an die Sie die Anfrage aktiv senden. Die Kita antwortet Ihnen direkt per E-Mail. Es entsteht dabei weder ein Nutzerkonto noch ein Profil Ihres Kindes; weitere Angaben zum Kind erheben wir nicht.

d) Als Kita-Anbieter

Zur Erstellung Ihres Kita-Profils bearbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zu Ihrer Einrichtung (z.B. Name, Adresse, pädagogisches Konzept, Preise, Bilder). Diese Informationen werden, wie von Ihnen konfiguriert, auf unserer Plattform veröffentlicht.

e) Bei der Nutzung der Mobile App (KidPilot App)

Wenn Sie unsere Mobile App nutzen, erheben und bearbeiten wir zusätzlich folgende Daten, sofern Sie uns die entsprechende Berechtigung erteilen:

• Kamera und Fotos: Um Profilbilder oder Fotos für Tagesrapporte (Check-In, Aktivitäten) hochzuladen. Die Fotos werden verschlüsselt auf Servern in der Schweiz gespeichert (Supabase Storage, AWS Region Zürich).
• Push-Benachrichtigungen: Um Sie über neue Tagesrapporte, Nachrichten oder Abwesenheiten zu informieren. Hierfür nutzen wir die Dienste von Expo (650 Industries, Inc.) sowie Apple Push Notification Service (APNs) bzw. Google Firebase Cloud Messaging (FCM). Es werden lediglich Geräte-Tokens und Benachrichtigungsinhalte übermittelt.
• Geräte­daten und Fehler­berichte: Um App-Abstürze zu beheben, nutzen wir Firebase Crashlytics (Google LLC). Dabei werden anonymisierte Absturzdaten (Gerätetyp, Betriebssystem, Stack-Traces) erfasst. Es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

f) Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Zur Erleichterung der Dokumentation für das Kita-Personal nutzen wir Funktionen der Künstlichen Intelligenz (OpenAI). Dabei werden ausschliesslich der Vorname des Kindes sowie stichpunktartige Notizen der Erzieher an die Schnittstelle von OpenAI übermittelt, um daraus strukturierte Tagesrapporte zu generieren.

Wir nutzen die API von OpenAI, bei welcher vertraglich zugesichert ist, dass Ihre Daten nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet werden. Es werden keine Nachnamen, Geburtsdaten, Gesundheitsdaten oder andere sensible Informationen an OpenAI übermittelt.

Die generierten Texte sind Vorschläge, die vom Kita-Personal vor dem Speichern überprüft und bearbeitet werden.

g) Das KidPilot Jahrbuch (KI-generiertes Fotobuch)

Auf Wunsch erstellt KidPilot für Sie als Elternteil ein persönliches Jahrbuch Ihres Kindes – ein gestaltetes Fotobuch, das aus den in der KidPilot-App bereits vorhandenen Kita-Fotos und Tagesrapporten Ihres Kindes generiert wird. Diese Bearbeitung erfolgt ausschliesslich auf Ihre aktive Bestellung hin und nur für Ihre eigenen Kinder.

Verarbeitete Daten: Für die Erstellung des Jahrbuchs bearbeiten wir die Fotos Ihres Kindes aus dem von Ihnen gewählten Zeitraum, den Vornamen, das Alter, die Gruppe und die Kita Ihres Kindes sowie den textlichen Kontext der Tagesrapporte (Notizen und KI-Zusammenfassungen) als Grundlage für die Bildunterschriften und Erzähltexte.

Einsatz von KI (OpenAI): Im Unterschied zu Abschnitt f) werden für das Jahrbuch auch die Fotos Ihres Kindes an unseren Auftragsbearbeiter OpenAI übermittelt – einerseits zur Bewertung und Auswahl der besten Fotos, andererseits zur Erzeugung der Texte. Es gilt derselbe vertragliche Schutz wie in Abschnitt f): Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach Abschluss der Verarbeitung nicht dauerhaft bei OpenAI gespeichert. Die Original-Fotos verbleiben unverändert in der KidPilot-Datenbank.

Schutz anderer Kinder: Fotos, auf denen neben Ihrem Kind weitere Kinder oder Personen erkennbar sind, werden automatisch vom Jahrbuch ausgeschlossen und können auch nicht manuell hinzugefügt werden. So gelangen ausschliesslich Bilder Ihres eigenen Kindes in das Buch.

Einwilligung & Widerruf: Die Erstellung eines Jahrbuchs setzt Ihre ausdrückliche Einwilligung in die beschriebene Foto-Bearbeitung voraus, die Sie beim Start der Bucherstellung erteilen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen; der Widerruf verhindert die Erstellung neuer Bücher, lässt aber bereits rechtmässig erstellte Bücher unberührt.

Speicherung der PDFs: Das fertige Jahrbuch wird als PDF verschlüsselt und privat auf Servern in der Schweiz gespeichert (Supabase Storage, AWS Region Zürich) und ist ausschliesslich Ihnen über einen zeitlich begrenzten, signierten Link zugänglich.

3. Datenweitergabe an Dritte

Ihre Personendaten werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, bei einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Erfüllung des Vertragszwecks an Dritte weitergegeben.

Der Hauptzweck der Plattform ist die Vermittlung zwischen Eltern und Kitas. Senden Sie eine Platzanfrage, werden die von Ihnen im Anfrageformular gemachten Angaben an die ausgewählte Kita übermittelt.

Für den Betrieb der Plattform setzen wir technische Dienstleister (Hostinganbieter, E-Mail-Provider) ein, die als unsere Auftragsbearbeiter fungieren und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind. Unsere Plattform nutzt Supabase für die Datenspeicherung, ein Dienst mit Servern in der EU. Die Datenübermittlung ist durch anerkannte Datenschutzgarantien abgesichert.

4. Cookies & Analyse-Dienste

Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Funktionalität der Website sicherzustellen. Für alle weiteren Cookies (z.B. für Analyse oder Marketing) holen wir Ihre Einwilligung ein.

Wir können Analyse-Dienste zur Analyse der Website-Nutzung einsetzen. Die durch Cookies erzeugten Informationen werden anonymisiert verarbeitet. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse vor der Speicherung gekürzt wird.

5. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Personendaten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Unsere Website verwendet eine SSL/TLS-Verschlüsselung für die sichere Übertragung von Daten. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext übertragen.

6. Aufbewahrungsdauer

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist. Das Nutzerkonto eines Anbieters und die damit verbundenen Daten bleiben bestehen, bis es gelöscht wird. Inaktive Konten können nach einer angemessenen Frist und Vorankündigung gelöscht werden.

Eine Platzanfrage bleibt bei der Kita gespeichert, an die Sie sie gesendet haben, bis diese sie löscht. Für einzelne technische Datenbestände löscht ein automatischer Aufräumlauf täglich nach festen Fristen:

• Benachrichtigungen: gelesene nach 7 Tagen, ungelesene nach 30 Tagen
• Protokolle sicherheitsrelevanter Änderungen (Audit-Log): nach 6 Monaten
• Nutzungsdaten unserer KI-Funktionen: nach einem Monat, die zugehörigen Gesprächsverläufe bereits nach einem Tag

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person bearbeiteten Personendaten. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Datenbearbeitung sowie auf Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter support@kidpilot.ch.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.