Elternrechnungen
einmal im Monat, in einem Durchgang
Rechnungen entstehen aus den Verträgen, die Sie ohnehin führen: mit Schweizer QR-Zahlteil, anteilig bei Ein- und Austritt, per E-Mail versendet und mit offenen Posten, die Sie jederzeit ansehen können.
Was das Modul kann
Vom Vertrag zur bezahlten Rechnung — ohne Zwischenschritt in Excel.
Schweizer QR-Rechnung
Jede Rechnung trägt den Zahlteil nach der geltenden Implementation Guideline — QR-IBAN mit QR-Referenz oder IBAN ohne Referenz, strukturierte Adressen, als Vektor gedruckt und bei jeder Zoomstufe scharf.
Positionen aus dem Vertrag
Betreuung, Verpflegung, Zuschläge, Rabatte und Subventionen werden aus der gültigen Vertragsperiode übernommen. Sie prüfen und ergänzen, statt abzutippen.
Monatslauf mit Vorschau
Alle aktiven Verträge eines Standorts in einem Durchgang. Vorher sehen Sie Zeile für Zeile, was entstehen würde, und können einzelne Kinder ausschliessen.
Anteilig bei Ein- und Austritt
Beginnt oder endet die Betreuung mitten im Monat, wird anteilig gerechnet — nach Kalendertagen, Betreuungstagen oder halbem Monat, je nach Ihrer Einstellung.
Debitoren und Kostenteilung
Rechnungsempfänger aus den Sorgeberechtigten übernehmen oder aus Excel importieren. Getrennt lebende Eltern, Gemeinden und Firmen teilen sich einen Vertrag nach frei gewählten Anteilen.
Versand per E-Mail
Rechnungen gehen mit persönlichem Abruflink an die Eltern. Was zugestellt wurde und was nicht, steht je Beleg in einer Zustellliste — mit «Erneut senden» je Zeile.
Zahlungen erfassen
Zahlungseingänge einzeln oder für mehrere Rechnungen auf einmal buchen — Bank, TWINT, bar oder als Verrechnung. Der Offenbetrag stimmt danach ohne zweite Rechenregel.
Offene Posten nach Alter
Nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage. Genau die Übersicht, die Ihr Treuhänder verlangt — ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.
Storno mit Gutschrift
Korrigiert wird nie durch Überschreiben, sondern durch Storno und Gutschrift in einem eigenen Nummernkreis. Auch Teilgutschriften sind möglich.
Unveränderliche Belege
Jedes PDF wird mit Prüfsumme abgelegt und nie ersetzt. Die Rechnung, die beim Kunden liegt, ist bitgleich die, die Sie Jahre später wieder öffnen.
Excel für die Buchhaltung
Journal, offene Posten und Zahlungsjournal als Excel-Mappe — Beträge als Zahl, Daten als Datum, Summen als Formel. Ihr Treuhänder kann damit sofort rechnen.
Ihre Regeln, nicht unsere
Vorschuss oder Nachschuss, Zahlungsfrist, Rundung, Darstellung der Subventionen, Nummernkreis, Absenderadresse und Fensterlage — pro Standort einstellbar.
Was sich für Sie ändert
- Der Monatslauf ersetzt den Abend, an dem sonst jede Rechnung einzeln entsteht.
- Keine Tarife abtippen — die Zahlen kommen aus dem Vertrag, der ohnehin gilt.
- Ein- und Austritte mitten im Monat werden gerechnet, nicht geschätzt.
- Eltern zahlen per QR-Code scannen statt IBAN abtippen — weniger Rückfragen, weniger Zahlendreher.
- Sie sehen jederzeit, wie viel Geld offen ist und wie lange schon.
- Beträge werden in Rappen gerechnet — keine Rundungsüberraschungen am Jahresende.
- Belege bleiben unveränderlich abgelegt und erfüllen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
- Ihre Rechnungen bleiben abrufbar, auch wenn Sie das Modul später abbestellen.
Preis
Ein Preis, keine Staffelung, jederzeit kündbar.
Fakturierung & QR-Rechnung
- Unbegrenzt viele Rechnungen und Rechnungsläufe
- Alle Standorte Ihrer Organisation
- QR-Zahlteil, PDF-Erzeugung und E-Mail-Versand
- Offene Posten, Zahlungsjournal und Excel-Export
- Storno, Gutschriften und Teilgutschriften
- Monatlich kündbar
Zzgl. Ihres Abonnements für die Mobile App und des Moduls Vertragsverwaltung.
Häufige Fragen
Werden Zahlungen automatisch abgeglichen?
Nein. Der automatische Bankabgleich (camt.054) und das Mahnwesen kommen mit dem Modul Zahlungsmanagement. In der Fakturierung erfassen Sie Zahlungen selbst — einzeln oder für mehrere Rechnungen gleichzeitig; die offenen Posten aktualisieren sich sofort.
Brauchen wir die Vertragsverwaltung dafür?
Ja, und darüber hinaus das Modul «Mobile App». Eine Rechnung entsteht aus einer Vertragsperiode — Pensum, Tarif, Verpflegung und Subvention stehen dort. Die Verträge wiederum greifen auf Kinder, Sorgeberechtigte und Standorte aus der App zu. Wenn Sie alles zusammen möchten, schreiben Sie uns einfach; wir richten es gemeinsam ein.
Entspricht der Zahlteil den aktuellen Vorgaben?
Ja. Wir erzeugen ausschliesslich strukturierte Adressen nach der seit November 2025 geltenden Implementation Guideline QR-Rechnung; der abgeschaffte kombinierte Adresstyp wird nicht mehr verwendet. Rechnungen werden in Schweizer Franken gestellt.
Was kostet das Modul pro Standort?
Nichts zusätzlich. Der Preis gilt pro Organisation, unabhängig davon, wie viele Standorte Sie führen und wie viele Rechnungen Sie stellen.
Können Eltern die Rechnung auch per Post bekommen?
Ja. Sie können jede Rechnung als PDF herunterladen und drucken — das Adressfeld ist auf Fensterkuverts ausgelegt, und die Lage des Fensters stellen Sie pro Standort ein. Eine Testrechnung mit Faltmarken hilft beim ersten Einrichten.
Wie korrigieren wir eine falsche Rechnung?
Eine gestellte Rechnung wird nie überschrieben — das verlangt die Buchführung so. Sie stornieren sie, wobei automatisch eine Gutschrift in einem eigenen Nummernkreis entsteht, und stellen die korrigierte Rechnung neu. Bei kleineren Abweichungen genügt eine Teilgutschrift.
Können wir mit Rechnungsnummern fortfahren, die wir schon haben?
Ja. Format und Startnummer des Nummernkreises legen Sie pro Standort selbst fest, bevor die erste Rechnung entsteht. Sobald eine Nummer vergeben ist, wird der Kreis gesperrt — eine Nummernfolge mit Lücken oder Dubletten ist der häufigste Prüfungsbefund.
Was passiert, wenn wir das Modul wieder abbestellen?
Ihre Rechnungen und PDFs bleiben erhalten und über ein Archiv abrufbar. Rechnungen sind Geschäftsbücher mit zehnjähriger Aufbewahrungspflicht — wir schneiden Sie nicht von Ihren eigenen Belegen ab. Neue Rechnungen und Läufe entstehen nach dem Entzug keine mehr.